Ten, kdo vytváří projekty v Coslockeru by měl jednou týdně zkontrolovat:
očekávané datum ukončení projektu
datum a částku plánované fakturace
datum a částku v Project Expenses
Kontrolu každý pátek by měl provést člověk, který projekt v Costlockeru zakládal. Ve většině případů jde o accounta nebo projekťáka.
Kontrola očekávaného datumu ukončení projektu
Jakou má tohle datum souvislost s výhledem fakturace? Pokud je například rozpočet projektu 200.000 Kč a vy máte zatím vyfakturováno 50.000 Kč, potom si Costlocker bude myslet, že zbývajících 150.000 Kč se bude fakturovat k datumu ukončení projektu.
Kontrola datumu a částku plánované fakturace
Na projektu tedy bylo naplánováno, že k určitému dni se očekává fakturace na projektu - jde tedy o plánovanou fakturaci uvedenou v záložce Billing na projektu. Proto byste se měli ujistit, že je to stále aktuální a nic se nezměnilo. Firmě se tím pádem bude lépe plánovat cash flow, protože bude vědět, kdy a kolik se bude fakturovat.
Kontrola datumu a částky v Project Expenses
Zkontrolujte, že sedí částky v políčku Purchased a Invoiced. V políčku Purchased má být uvedena částka, kterou budeme muset sami zaplatit za tento externí náklad. A v políčku Invoiced je částka, za kterou budeme účtovat/přeprodávat klientovi za tento externí náklad.
Zkontrolujte, že sedí i datumy – protože v uvedených termínech budeme z našich peněz platit za externí náklad. Potřebujeme to vědět proto, abychom s tím počítali v našem cash flow.