Co jsou RECURRING projekty 

Ideální řešení na fíčkové nebo interní projekty. Jednou měsíčně za vás automaticky vytvoříme projekt, abyste to nemuseli dělat ručně. Už se vám nikdy nestane, že by lidi trackovali čas do špatného měsíce. Jakmile totiž vytvoříme nový měsíc, tak ten předchozí měsíc automaticky zamknete, takže ho lidi už neuvidí v time trackingu, ani nebudou moct editovat hodiny v timesheetu. 

Samozřejmě umíme vytvářet i jednorázové STANDARD projekty, které mají jasně definovaný začátek a konec. Například vytvoření webu nebo mobilní aplikace.

Jak vytvořit RECURRING projekt krůček po krůčku

Začněte tím, že v horní liště vyberete Projects a následně kliknete na zelené tlačítko Add a new Project

1. krok - Zadejte základní informace o projektu

Zadejte název projektu

Nezadávejte žádné časové určení projektu - například Pepsi fee - leden. Jakmile totiž projekt vytvoříte, automaticky doplníme za název projektu časové označení - například Pepsi fee 5/2017. 

Zadejte ID projektu nebo zaškrtněte volbu Auto ID 

  • Pokud je ID unikátní, uvidíte zelené kolečko 
  • Pokud již ID existuje na jiném projektu, uvidíte červený křížek

Vyberte stávajícího klienta nebo zadejte název nového klienta

Vyberte frekvenci duplikování projektu a začátek projektu

Jinak řečeno, od kdy má být vytvořen první projekt a jak často se má duplikovat.

Ukončení duplikace:
Pokud máte dohodnuté fíčko jen na určitý počet měsíců, nastavte si datum ukončení duplikace projektu. 

Nastavení začátku do budoucna: už dnes si můžete nastavit fíčkový projekt, který odstartuje až za měsíc. Nastavte datum do budoucna a my ho lidem v time trackingu zobrazíme v momentě, kdy nastane vámi vybraný začátek projektu.

TIP:
pokud klientům účtujete jednou ročně hostingy a domény, vytvořte si projekt s roční frekvencí opakování. A my se vám jednou ročně připomeneme, abyste daný projekt vyfakturoval.  

Zvolte si, co se má stát s projektem na konci měsíce

Keep it open = projekt pro nový měsíc je už vytvořen, ale všichni mají i nadále přístup do projektu za předchozí měsíc. Takže na něj mohou dál trackovat čas nebo editovat odpracované hodiny v timesheetu. 

Lock it = jakmile se vytvoří projekt pro nový měsíc, tak v ten samý okamžik lidem zmizí z time trackingu projekt za předchozí měsíc, ani ho nepůjde editovat v timesheetu. Nejčastějí volba pro fíčkové projekty, protože už se vám nestane, že by lidi omylem trackovali do předchozího měsíce. 

Finish automatically = projekt za předchozí měsíc je k 1. dni nového měsíce automaticky ukončen a přesunut z běžích do ukončených projektů. A pokud má rozpočet, automaticky se označí k 1. dni v měsíci za vyfakturovaný. I proto se tato volba využívá především pro interní projekty, kde neexistuje žádný budget. Naopak je chtěné, aby se projekt sám uzavřel a přesunul mezi ukončené projekty.

2. krok - Otagujte projekt 

Tagování projektů je klíčové kvůli reportingu. Ve všech reportech je totiž možné filtrovat projekty podle tagů. Takže až vás bude zajímat, kolik jste vydělali za poslední 3 měsíce na všech fíčkových projektech, vyfiltrujete si takové projekty přes tag "fee". 

Doporučujeme přečíst
Kde je možné hromadně zadat a editovat všechny tagy?
Jaké tagy používáme my sami v 2FRESH?

 

3. krok - Vytvoření cenové kalkulace projektu

V tomto kroku definujete časové odhady lidí na jednotlivých úkolech a zadáváte hodinové sazby, které účtujete klientům za svou práci. 

Doporučujeme přečíst
Jak zadat rozpočet projektu, když znám pouze celkovou cenu projektu?
Jak zadat rozpočet projektu, když klientovi účtuju až zpětně odpracovaný čas?
Jak zadat interní projekt, který z podstaty žádný rozpočet nemá?

Zadejte název činnosti (Activity)

Jde například o Projektové řízení, Grafický design, Analýza projektu. Nebo to můžou být role typu Senior Designer, Art Director, PPC specialista.

Zadejte hodinovou sazbu za jednotlivé činnosti (Client Rate)

Ke každé činnosti můžete zadat jinou hodinovou sazbu, kterou klientovi účtujete. My si to zapamatujeme a až budete příště dělat novou kalkulaci projekta, už vám tam automaticky zobrazíme hodinové sazby za jednotlivé činnosti.

Přidejte lidi, kteří budou pracovat a trackovat čas na projektu 

Pod každou aktivitu přidejte lidi, kteří budou na projektu pracovat a trackovat odpracovaný čas. Jak přidat do projektu úplně nového člověka?

Zadejte člověku konkrétní úkoly, které má trackovat na projektu

Díky tomu bude člověk přesně vědět, na co má trackovat odpracovaný čas a nemusí v time trackingu uvádět poznámku.

Zadejte, kolik času má daný člověk na aktivitě nebo úkolu

Zadejte počet hodin, které vám klient schválil za jednotlivé činnosti nebo úkoly. Kdykoli v průběhu projektu, můžete hodiny navýšit, pokud jste na tom s klientem dohodnuti. Jinak řečeno, cenová kalkulace by měla vždy odpovídat tomu, co máte s klientem schváleno. 

Měli byste vědět: tento krok je možné přeskočit kliknutím na tlačítko "Save and continue" a definovat rozpočet projektu jen přes externí náklady.

4. krok - Zadání externí nákladů na projektu

Zadejte jednotlivé externí náklady s tím, že do políčka Purchased zadejte, za kolik daný náklad nakupujete. A do políčka Invoiced, za kolik daný náklady prodáváte klientovi.

5. krok - Shrnutí projektu a přidání dalších odpovědných osob

Odpovědné osoby (Responsible People) jsou lidé, kteří mají přístup k editaci projektu. Mezi odpovědné osoby na projektu můžete přidat i další lidi - např. account managera. Koho jediného přidat nemůžete, jsou lidí s rolí Employee, protože oni ve svém rozhraní aplikace nemají samostatnou stránku s výpisem projektů. Přidat tedy můžete všechny lidi s rolí Manager nebo Admin. 

Měli byste vědět: není nutné přidávat do odpovědných osob na projektu člověka s rolí Admin, protože ten má z podstaty své role přístup do editace všech projektů. 

TIP: přidejte mezi odpovědné osoby klienta - jak na to?

HOTOVO. Právě jsme vytvořili první projekt. 

Zjistěte, jaké finanční metriky uvidíte v detailu projektu. 

Did this answer your question?