Co jsou interní projekty?

Všechno, čemu se mimo klientské projekty věnujete v agentuře.

  • Provoz kanceláře
  • Emaily 
  • Celofiremní schůzky 
  • AM/PM status
  • Právník 
  • Účetní 
  • Dovolená 
  • Sick Days
  • Konference a školení 
  • Nábor lidí 
  • PR promo
  • apod. 

Proč trackovat čas na interních projektech?

Abyste věděli, jestli se vám opravdu vyplácí utrácet tolik peněz a času do interních projektech. Protože vašim konečným cílem by mělo být prodat co nejvíce hodin člověka do fakturovatelných projektů. Nebo se věnovat jen takovým interním projektů, které jsou pro vás opravdu přínosné. 

Příklad
PR promo je typ interního projektu, kam trackujete všechny časy, které trávíte tím, aby se o vás psalo a mluvilo - články na váš blog, správa vašich social kanálů apod. Jednou kvartál byste se měli podívat, kolik vás to stálo peněz = náklady odpracovaného času lidí na tomto projektu. A poměřit to s tím, co vám to přineslo - získali jste nové zákazníky, zvýšili jste počet fanoušků, kolik článků vám vyšlo v nějakém časopise apod. Opravdu se to vyplatilo nebo dává smysl přesměrovat tuhle energii = peníze a čas do jiných aktivit? 

Jak vytvořit interní projekt?

Všechny interní projekty doporučujeme vytvářet jako RECURRING. Jednoduše proto, že je to bezúdržbové - jednou ho založíte a my se postaráme o to, aby se automaticky zavíral a otvíral.

1. krok - nadefinujte základní informace o projektu

Na začátku vyberte volbu RECURRING, protože chcete, aby se projekt automaticky duplikoval dle frekvence, kterou dále nadefinujete (měsíčně, kvartálně, ročně).  

Zadejte název projektu bez časového určení. Jakmile totiž projekt založíte, automaticky za něj dopíšeme o jaký měsíc, kvartál nebo rok se jedná. 

Vy zadáte: 

My z toho nakonec uděláme: 

Jako klienta zadejte nebo vyberte sami sebe. 

Pokud je dnes 15. den v měsíci, ale vy chcete, aby interní projekty začínali vždy k 1. dni v měsíci, tak zadejte datum 1. den aktuálního měsíce - tím se vytvoří interní projekt už pro tento měsíc. 

Nyní zvolte frekvenci s jakou se má tento interní projekt automaticky duplikovat. My doporučujeme kvartálně, protože svou firmu s nějvětší pravděpodobností hodnotíte po kvartálech. 

Nakonec se vás v poslední části 1. kroku ptáme na to, co se má stát na konci kvartálu s daným projektem. Doporučujeme volbu Finish Automatically, protože právě díky tomu se projekt na konci kvartálu automaticky uzavře a přesune z běžících do ukončených projektů. A tam nákladově (náklady odpracovaného času) zatíží všechny ukončené projekty, což vám sníží celkovou ziskovost ukončených projektů. 

2. krok - otagování projektu 

Doporučujeme nadefinovat tag Interní a Nefakturovatelné.
Proč jsou tagy důležité, jak to funguje a kde je můžete hromadně nadefinovat?

3. krok - přidáte lidi, kteří mohou trackovat čas na projektu

Lidi na projekt přidáte přes aktivitu, na kterou budou trackovat čas. Jinak to nyní nejde. Proto doporučujeme, abyste na všechny interní projekty používali jen jednu aktivitu - např. Interní práce. 

Pod ní přidáte lidi, kteří mohou na projektu trackovat čas. Na většinu interních projektů chcete přidat všechny lidi. Proto není třeba, abyste přidávali člověka po člověku, ale můžete využít poslední volbu ve výběru Add all people a přidat tam všechny najednou. 

Následně všem lidem dáte 0 do odhadovaného času (Estimated Hours) a k aktivitě Interní práce zadáte 0 Kč hodinovou sazbu (Client Rate), protože projekt nemá žádný rozpočet. 

4. krok - můžete ale nemusíte zadat případní externí náklady

Ve většině případů interní projekty nemají žádné externí náklady - alespoň ne při jejich založení. Proto tento krok můžete ihned přeskočit kliknutím na tlačítko SKIP. 

Může se stát, že například řešíte tisk vizitek pro lidi ve firmě a čas, který trávíte jejich přípravou máte evidovaný pod interním projektem "Vizitky". V tom případě je dobré zadat tento externí náklady takto: 

  • do políčka Name zadejte název externího nákladu
  • do políčka Purchased zadejte, kolik vás bude stát tisk vizitek 
  • do políčka Date of Purchase zadejte, kdy očekáváte, že budete muset zaplatit za tisk vizitek - tím zpřesníte náklady pro daný měsíc = cash flow
  • do políčka zadejte 0 Kč, protože tohle klientovi fakturovat nebudete (tenhle projekt generuje jen náklady)

5. krok - od kdy lidi uvidí projekt v time trackingu a kdo může editovat tento projekt společně s vámi 

Jak fungují odpovědné osoby (Responsible People) si můžete přečíst v tomto článku


HOTOVO! Máte založený interní projekt. 

Nyní se vytvořil interní projekt na první kvartál. 

Projekt je nyní na nule, mimo aktuálních nákladů ve výši 3.000 Kč. To proto, že máme na projektu tisk vizitek jako externí náklad. Pokud byste žádný externí náklad neměli, bude i tato finanční metrika nulová. 

Jakmile lidi začnou trackovat odpracovaný čas, bude detail tohoto interního projektu vypadat třeba takto: 

  • vidíte, že lidé celkově odtrackovali 60 hodin času (Tracked Hours)
  • celkové náklady odpracovaného času + externí náklady jsou 5.480,63 Kč
  • s tím, že dole je to rozpadnuté samostatně na lidi a externí náklady 

To znamená, že 60 hodin, které lidi celkově odtrackovali znamená 2.480,63 Kč a zbývající 3.000 Kč jsou za tisk vizitek. 

Až budete vytvářet další interní projekt, tak využijte duplikaci projektů.

Interní projekty se budou lišit jen názvem projektu. Proto doporučujete vytvořit všechny ostatní interní projekty přes duplikaci. Přečtete si, jak na to.

Did this answer your question?