Jedná se o typ rozpočtu, kdy celková cena projektu (Revenue) vzniká až na konci projektu. A to na základě celkového odpracovaného času, který klientovi účtujete za dohodnutou hodinovou sazbu. 

Umíme to řešit:  

  • pro jednorázové STANDARD projekty, které mají definovaný začátek a konec
  • pro opakující se "fíčkové" RECURRING projekty, které účtujete klientům jednou měsíčně

V obou případech je dále uvedený postup stejný. 

Jak vytvořit projekt, u kterého vznikne rozpočet projektu až na jeho konci podle odtrackovaných hodin?

Ve 3. kroku vytváření projektu (Personnel Costs) zadáte nebo vyberete nejprve činnost nebo roli. 

Zadáte hodinovou sazbu, kterou budete účtovat klientovi za danou činnost nebo roli. 

Zadáte nebo vyberete člověka, který bude danou činnost nebo roli na projektu vykonávat. 

Zadáte člověku nulový počet odhadovaný hodin (Estimated Hrs). 

Takže nakonec bude rozpočet v části Personnel Costs vypadat takto:

Pokud chcete, můžete na projekt přidat externí náklady (Project Expenses), které zadáte v další kroku vytvářeného projektu. 

Díky tomu vytvoříte projekt, který bude v detailu vypadat takto (Overview): 

Nyní se přesuneme v čase dopředu, kdy je konec projektu a máme na něm odtrackovaný čas. Detail projektu se změní takto (Overview): 

Co vidíme za finanční metriky v detailu projektu nyní: 

  • Bylo celkově odtrackováno 30 hodin času (Tracked Hours)
  • Doposud vás stála práce lidi na projektu 1.526,88 Kč (Actual Profit) 
  • Celková cena projektu je nyní 0 Kč (Revenue) a proto je aktuální zisk projektu (Actual Profit) - 1.526,88 Kč 
  • Kdybyste nyní prodali klientovi všechny hodiny projektu, byla by celková cena projektu 44.000 Kč (odtrackované hodiny x client rate za jednotlivé aktivity) 

Jak nyní postupovat, abyste vytvořili celkovou cenu projektu (Revenue) podle počtu odtrackovaných hodin? 

Běžte do záložky Cost Estimate v detailu projektu a klikněte na Edit Personnel Costs. 

Tam klikněte na tlačítko Advanced Option: 

Nás se v tomto případě týkají první 2 volby, které se nabízejí: 

  • Show Tracked Hours
  • Automatically move tracked hrs to estimated hrs

Co se stane, když kliknete na Show Tracked Hours?

Zobrazí se nový sloupec Tracked Hours, kde uvidíte, kolik jednotliví lidí doposud odtrackovali času na jednotlivých činnostech/rolích. 

A protože tyto odstrackované hodiny chcete klientovi prodat, manuálně přepíšete tyto hodiny do odhadovaných hodin (Estimated Hours):

Změnu uložíte a vrátíte se zpět do detailu projektu na záložku Overview. Tam uvidíte, že vznikla celková cena projektu ve výši 44.000 Kč. 

Co se stane, když kliknete na Automatically move tracked hours to estimated hours?

Jednoduše řečeno to samé, co v předchozím případě - jen odtrackované hodiny za vás sami automaticky přesuneme do odhadovaných hodin (Estimated Hours). Takže vám to zrychlíme. 

Proto vám po kliknutí na tuto volbu nejprve vyskočí okno s informací, co se chystáme udělat - sami si můžete vybrat komu přesunout odstrackované hodiny do odhadovaných hodin.

Kliknutím na tlačítko Apply to potvrdíte a tím se dostanete zpět do editace Personnel Cost, kde již uvidíte, že odtrackované hodiny jsou již zanesené do odhadovaných hodin (Estimated Hours).

Dále je postup stejný jako je výše uvedeno. 

A co když nejste schopni klientovi účtovat všechny hodiny odtrackované na projektu?  

Zatím tento případ neumíme moc dobře řešit. Sice vám jsme schopni zobrazit všechny odtrackované hodiny na projektu v jeho timesheetu. Ale tam jsou pouze 3 možnosti, které s těmito hodinami můžete udělat - editovat je, odstranit je nebo je přesunout do jiného projektu. 

Samozřejmě máme v plánu s tím něco udělat. A proto vám v budoucnu nabídneme ještě 4. volbu, díky které si budete moct vybrat, které hodiny v timesheetu účtovat klientovi a které ne a počítat je jen jako náklad odpracovaného času. Pokud je to případ, který řešíte právě vy, napište nám na ahoj@costlocker.com. To pro nás bude jasný signál, že je to téma, které musíme v našich prioritách posunout výše. Děkujeme! 

Did this answer your question?