Začněte tím, že v horní liště vyberete Company a následně kliknete na záložku Overhead Costs. 

Co jsou fixní měsíční náklady firmy?

Jde o pravidelné měsíční platby spojené s provozem firmy.

Provozní náklady, které jsou ve stejný výši každý měsíc: 

  • nájem kanceláře
  • telefonní poplatky a internet
  • úklidové služby
  • účetní 
  • placené aplikace (SW) - třeba Costlocker, pokud jste našim zákazníkem
  • platy asistentek a jiných back office lidí, kteří svou práci z podstaty nefakturují klientovi (v některých případech bývá i majitel firmy)
  • leasing auta 
  • apod. 


Provozní náklady, které nejsou stejné každý měsíc - proto je potřeba zadat jejich průměrnou výši (nejsme účetní aplikace, takže není třeba řešit na korunu přesně): 

  • taxi
  • pohonné hmoty
  • odborná literatura
  • apod. 

Proč je důležité, abyste zadali všechny fixní měsíční náklady firmy?

Jde o náklady, kterými zatížíme 1 hodinu práce každého člověka ve vaší firmy. Takže budete mít mnohem přesnější nákladovost odpracovaného času. Proto budou ziskovosti vašich projektů také přesnější. 

Pokud totiž počítáte náklady odpracovaného času lidí jen z jejich výplat, výrazně si tím vylepšujete celkové finanční výsledky na projektech. 


Aby se vám nestalo tohle
Volal nám klient, který začal používat Costlocker. Získali nového klienta s měsíčním fíčkem 200.000 Kč a že nám to v Costlockeru asi špatně počítá. Protože když zadali do Costlockeru rozpočet toho fíčka, ukázali jsme jim očekávanou měsíční ziskovost pouze 5.000 Kč. Byli zděšeni, protože měli pocit, že lidi na projektech prodávají s velkou marží. Jak řekl klient: "za 200 Kč nakoupím a za 800 Kč prodám, takže 600 Kč vydělám na každé prodané hodině". Ale už zapomněli do nákladů počítat s kanceláří, asistenkou, služebním autem, taxíky apod. A to všechno v jejich případě znamenalo dodatečný náklad 550 Kč na každou odpracovanou hodinu. 


Jak přesně rozpočítáváme měsíční fixní náklady firmy na 1 hodinu práce každého člověka?

Celkové fixní měsíční náklady / počet hodin v úvazcích všech lidí 

245.000 Kč / 1.600 = 158,75 Kč 


Příklad:

Fixní měsíční náklady firmy = 254.500 Kč
Jde o součet jednotlivých položek, které máte zadané v Overhead Costs. 

Počet hodin v úvazcích všech lidí = 1.600 hodin
Například máte 10 lidí, z nichž každý pracuje měsíčně 160h. Úvazek zadáváte v momentě, kde přidáváte nového člověka (Contracted Monthly Hours). 

Jaký je tedy celkový náklad člověka na 1 hodinu jeho práce? 

Hodinový náklad vypočítaný z výplaty + rozpočítané fixní měsíční náklady firmy

187,5 Kč + 158,75 Kč = 346,25 Kč


Každá hodina člověka vás tedy bude stát 346,25 Kč bez ohledu na tom, jestli trackuje čas na fakturovatelném nebo interním projektu. 

Máte to nějaký háček?

Jde to jen u lidí, kteří jsou přes výplatu

Nedokážeme matematicky rozpočítat fixní měsíční náklady firmy (Overhead Costs) na lidi, které platíte od hodiny (Hourly Wages). Protože neznáme dopředu počet hodin, na které bychom měli rozpočítat fixní měsíční náklady firmy.

Nákladovost práce se počítá jen na odtrackovaném čase

Fixní měsíční náklady firmy jsme rozpočítali do každé hodiny z úvazku člověka. Ale tyto náklady se projeví jen na odtrackovaném čase. A ten se často liší od počtu hodin, které má člověk v úvazku. To způsobuje, že do odtrackovaných hodin se nezapočítají všechny fixní měsíční náklady, ale jen jejich část. 

Jaké je řešení? Zadat jednotlivým lidem do úvazku (Contracted Monthly Hours) je tolik hodin, kolik reálně odtrackují v průměru za měsíc. Tím výrazně zpřesníte rozpočítané fixní měsíční náklady firmy (Overhead Costs).

Co se stane, když změním fixní měsíční náklady na provoz (Overhead Costs)? 

Změny se projeví pouze u nově vytvořených projektů. U těch běžících nebo ukončených projektů ke změně nedojde. 

Jak můžu změnit některé náklady?

Například chcete navýšit měsíční náklad na kancelář, protože se za 2 měsíce stěhujete do nových prostor. Klikněte na danou položku a dostanete se do jejího detailu: 

Kliknutím na tlačítko Add Cost Amount change to Nájem se přidá nový řádek u této položky a automaticky se zadá, že změna bude platná od budoucího měsíce do nekonečna (Ongoing). Vy ale chcete, aby došlo navýšení nájmu až za 2 měsíce. Proto klikněte na daný měsíc a vyberte jiný měsíc, kdy má ke změně dojít. A zadejte novou výši nájmu. 

A tuto změnu nezapomeňte uložit kliknutím na tlačítko Save, které je úplně dole na stránce. 

Jak přidat nový měsíční náklad na provoz firmy?

Například si jednoho dne předplatíte Costlocker a chcete tento náklad přidat mezi ostatní fixní měsíční náklady na provoz firmy. 

Začnete tím, že kliknete na tlačítko Add new Overhead Cost. Hned pod tím se vytvoří nový záznam, kam zadáte daný náklad. 

  • zadáte název
  • datum začátku se automaticky nastaví na příští měsíc
  • datum ukončení se automaticky nastaví na nekonečno (Ongoing) - pokud chcete nastavit konečný datum, kliknutím do tohoto políčka ho můžete nastavit 
  • částka, kterou měsíčně platíte za daný provozní náklad

Všimněte si, že tato nákladová položka je zatím (Inactive). Je to tím, že ještě nenastal budoucí měsíc. Pak tato informace zmizí. 

Nakonec nezapomeňte vše uložit kliknutím na tlačítko Save, které je úplně dole na stránce. 

Jak odstranit měsíční náklad na provoz firmy?

Klikněte ve výpisu na daný náklad a dostanete se jeho detailu. A tam najeďte kurzorem na řádek a objeví se červený křížek. 

Kliknutím na červený křížek dojde k odstranění položky. Tuto změnu opět uložte kliknutím na tlačítko Save, které najdete dole na stránce. 


Did this answer your question?