Není třeba nic nastavovat dopředu. Během vytvoření prvního projektu postupně nadefinujete:

  • lidi a jejich role včetně jejich výplaty, úvazku nebo dohodnuté hodinovky 
  • klienta 
  • tagy — slova nebo fráze, které přiřadíte k projektu  (více v článku Proč je tagování důležité?)
  • činnosti nebo role na projektu (např. koordinace projektu, design, kódování...)
  • hodinové sazby účtované klientovi za jednotlivé činnosti nebo role

Navíc si budeme pamatovat, jakou hodinovou sazbu účtujete danému klientovi například za design, takže příště už ji tam automaticky zadáme. Samozřejmě není problém, abyste si ji případně přepsali na jinou částku. 

Když ale začne projekty vytvářet více lidí, bývá výhodné zrevidovat nastavení aplikace a následně nastavit určitá pravidla používání Costlockeru. 


Tagy 

Všichni uživatelé s rolí Manager nebo Admin mohou vytvářet projekty, a proto je i otagovávat. Díky tomu se může stát, že si každý z nich začne vytvářet vlastní tagy, protože ostatní zadané se mu nehodí. To následně může vést k tomu, že:  

  • budete mít velké množství tagů, takže bude složité vybrat ten správný 
  • některé tagy budou mít stejný význam (Web vs. Weby)

Proto zrevidujte všechny tagy, které máte zadané v aplikaci. Vše můžete jednoduše spravovat a hromadně editovat v Tag Managementu.

TIP na článek:
Tagy, které používáme v 2FRESH


Interní pravidlo — tagování projektů:
nikdo nebude vytvářet vlastní tagy, jen vybírat z těch existujících. A pokud bude časem třeba přidat nový tag, tak aby to udělal někdo, kdo je ve vaší firmě "správce Costlockeru" — tedy člověk, který má na starosti správnost používání Costlockeru a kontrolu, že se tak děje. 


Hodinové sazby účtované klientům

Usadněte ostatním vytváření cenových kalkulací (Cost Estimate) tím, že dopředu nadefinujete jednotlivé klienty, činnosti nebo role a hodinové sazby, které jim za ně účtujete.

Proč je to výhodné? Až budete vytvářet novou cenovou kalkulaci pro klienta, lidé budou mít jistotu, že zadané hodinové sazby účtované za jednotlivé činnosti nebo role na projektu budou správné — to znamená, že odpovídají dohodnutým sazbám rámcové smlouvě s klientem. 

Proto nejprve zrevidujte, že máte v Activities jen takové činnosti nebo role, které klientům opravdu poskytujete. A potom běžte do editace jednotlivých klientů a tam zrevidujte, že jsou u jednotlivých činností nebo rolí zadané správné hodinové sazby. 

TIP na článek: Jak zadat nového klienta a zadat hodinové sazby 


Fixních měsíční náklady firmy (Overhead Costs)

Jde o pravidelné měsíční platby spojené s provozem firmy. Náklady, kterými zatížíme 1 hodinu práce každého člověka ve vaší firmě. Proto budete mít mnohem přesnější nákladovost odpracovaného času → ziskovosti vašich projektů. 

TIP na článek: Co jsou Overhead Costs a kde je zadat


Lidé

Ujistěte se, že jste přidali všechny lidi a máte u nich zadané správné výplaty, úvazky nebo hodinovky. Přidávat lidi do aplikace totiž může jen Administrátor, takže když budete vytvářet nový projekt člově s rolí Manager, nebude sám schopen přidat nového člověka. 

Současně se ujistěte, že u každého člověka máte zadanou správnou výši jeho výplaty (superhrubá mzda nebo částka, kterou vám fakturuje na IČ). Stejně tak se ujistěte, že máte zadanou správnou hodinovku u člověka, kterého platíte podle odpracovaného času během měsíce. 

Díky tomu se vám budou správně počítat náklady odpracovaného času na projektu. A tedy i ziskovost projektu. 

TIP na článek: Jak přidat nebo editovat člověka

Did this answer your question?